Privacyverklaring Van Iersel Luchtman
Privacyverklaring Van Iersel Luchtman
1. Van Iersel Luchtman
Van Iersel Luchtman N.V. (hierna: “VIL” of “wij”) is een Nederlands bedrijf dat juridische diensten verleent. Ons bedrijf is actief in de Europese Economische Ruimte (EER).
In deze privacyverklaring vatten wij samen wanneer en hoe uw persoonsgegevens verzameld, gebruikt, beveiligd en openbaar gemaakt worden. Wij verwerken uw persoonsgegevens namelijk als u gebruik maakt van onze juridische dienstverlening, applicaties, website(s), software of andere diensten die door ons worden aangeboden. Dit noemen wij gezamenlijk “de Dienst(en)” in deze verklaring.
2. Algemeen
VIL kan deze privacyverklaring wijzigen. Als wij dat doen, dan laten wij u dit weten. Toch raden wij u aan om periodiek te controleren of de privacyverklaring is aangepast.
3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij en wat zijn de bewaartermijnen?
Er zijn een aantal grondslagen op grond waarvan persoonsgegevens kunnen worden verwerkt als u gebruik maakt van de Dienst. In deze paragraaf leggen wij u uit welke persoonsgegevens wij van u (kunnen) verzamelen. Persoonsgegevens die voor hetzelfde doel worden verwerkt, hebben wij samen in één categorie gezet. Bij iedere grondslag staat hoe lang wij de betreffende persoonsgegevens bewaren.
Onderstaande persoonsgegevens verzamelen wij rechtstreeks of ontvangen wij rechtstreeks van u, tenzij anders wordt aangegeven.
3.1 Verwerkingen op grond van een wettelijke verplichting indien u cliënt(e) van VIL bent (administratie- en identificatieverplichtingen), verwerkingsduur 10 jaar
naam
adres
btw-identificatienummer
datum van afgifte van uw identificatiedocument
documentnummer van uw identificatiedocument
wanneer wettelijk vereist, kopie identificatiedocument
U bent verplicht om deze persoonsgegevens te verstrekken indien u gebruik wilt maken van de Dienst. U kunt geen bezwaar maken of verzoek doen om de verwerking te beperken. De reden hiervoor is dat wij deze gegevens verzamelen, omdat wij deze gegevens nodig hebben om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
3.2 Verwerkingen noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst (het leveren van de Dienst), verwerkingsduur 10 jaar voor zover sprake is van een dossier en/of cliëntrelatie, in andere gevallen, zoals de website, 2 jaar na het eindigen van de overeenkomst
naam
privé en/of zakelijk e-mailadres (o.a. voor het opnemen van contact over de Dienst)
telefoonnummer (werk en/of privé)
alle overige persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt in het kader van de Dienst (zoals de persoonsgegevens vervat in de aan ons verschafte documenten en informatie)
U bent verplicht om deze persoonsgegevens te verstrekken indien u gebruik wilt maken van de Dienst. U kunt geen bezwaar maken of verzoek doen om de verwerking te beperken. De reden hiervoor is dat wij deze gegevens verzamelen, omdat wij deze gegevens nodig hebben om de Dienst te kunnen verlenen. Indien u weigert bovenstaande persoonsgegevens te verstrekken, dan kunnen wij de overeenkomst met u beëindigen.
3.3 Verwerkingen voor het behartigen van de gerechtvaardigde belangen van VIL, verwerkingsduur 2 jaar na het eindigen van de overeenkomst
1. Het verbeteren van de Dienst
naam
(overige) ingevulde informatie bij het evaluatieformulier of vermeld tijdens een evaluatiegesprek
2. Het veilig houden van de Dienst
IP-adres
device-ID
user-ID
besturingssysteem
tijd, datum en plaats van login
3. Om u als cliënt(e) van VIL te informeren over andere producten en diensten van VIL
e-mailadres
4. Sollicitaties (indien u bij ons solliciteert), een afwijkende verwerkingsduur van 4 weken na het afronden van de sollicitatie of 1 jaar indien u daarvoor toestemming geeft
contactgegevens
curriculum vitae
overige vrijwillig verschafte informatie
Van het assessmentbureau ontvangen wij de volgende persoonsgegevens in het kader van het assessment dat deel uitmaakt van de sollicitatieprocedure:
naam
geboortedatum
resultaten van de diverse onderzoeken (sterke punten, ontwikkelpunten en persoonlijkheidskenmerken)
U dient bovenstaande persoonsgegevens te verstrekken indien u gebruik wilt maken van onze Dienst of indien u bij ons wilt solliciteren (punt 4). U kunt bezwaar maken tegen deze verwerking(en) van uw persoonsgegevens. Wij zullen op grond van een afweging van uw belangen tegen de belangen van VIL een beslissing nemen of wij gehoor zullen geven aan uw verzoek. In onderdeel 8 leest u hoe u een dergelijk verzoek kunt indienen. Houd er rekening mee dat wij de Dienst niet meer (goed) kunnen leveren indien u onze mogelijkheid om persoonsgegevens te verwerken op enigerlei wijze beperkt.
Indien u via privacy@vil.nl bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens voor marketing- en promotiemateriaal over onze producten en diensten zoals bedoeld in punt 3 zullen wij zonder belangenafweging stoppen met die verwerking.
3.4 Verwerking met uw toestemming, verwerkingsduur 2 jaar na het eindigen van de overeenkomst of (indien dit eerder is) tot u uw toestemming intrekt
1. Om u op uw verzoek te informeren over de door u gevolgde dienst of andere diensten van VIL
naam
organisatie
e-mailadres
2. Om u op uw verzoek te informeren en te antwoorden op uw vragen
naam
organisatie
e-mailadres
overige persoonsgegevens die u invult bij het opnemen van contact met VIL
3. Nieuwsbrieven, verwerking tot u uw toestemming intrekt
naam
e-mailadres
interesses
Indien u niet bereid bent om deze persoonsgegevens te verstrekken of niet wilt dat wij deze gegevens verwerken, dan heeft dit geen negatieve gevolgen voor (het kunnen gebruiken van) de Dienst. Als u toestemming heeft gegeven, dan kunt u uw toestemming te allen tijde aanpassen of intrekken. In iedere nieuwsbrief en andere marketing-e-mails die u van ons ontvangt, is onderaan het bericht een afmeldknop opgenomen. Als u zich afmeldt, heeft dit geen gevolgen voor onze mogelijkheden om u e-mails te sturen over de Dienst en uw account.
VIL neemt geen besluiten op grond van geautomatiseerde besluitvorming.
4. Delen van persoonsgegevens
Wij delen of verstrekken geen persoonsgegevens van onze (website)bezoekers en -gebruikers aan derden, tenzij anders aangegeven in deze privacyverklaring. Uw persoonsgegevens verwerken wij en worden opgeslagen binnen de EER.
4.1 Delen met verwerkers
VIL kan derde partijen vragen om te helpen bij het verlenen van de Dienst. In dat geval kan het voorkomen dat deze derden in opdracht en onder verantwoordelijkheid van VIL uw persoonsgegevens verwerken. Deze derden worden in deze privacyverklaring verder “Verwerker(s)” genoemd. Met Verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten.
Wij maken gebruik van de volgende soorten Verwerkers:
aanbieders van opslag van (persoons)gegevens en databasebeheer en onderhoud;
onderzoeksbureaus en analytische software om de Dienst te verbeteren (o.a. conform het advies van de Autoriteit Persoonsgegevens privacy-vriendelijk ingesteld Google Analytics waardoor uw persoonsgegevens niet met Google gedeeld worden);
beheerders van evaluatieformulieren;
hosting provider(s);
aanbieders van relatiebeheersoftware;
beheerders van video’s en opslag daarvan.
In sommige gevallen kan de Verwerker uw persoonsgegevens namens ons verzamelen. Wij instrueren Verwerkers dat zij persoonsgegevens die zij van ons verkrijgen of namens ons verzamelen alleen mogen gebruiken om het verlenen van de Dienst mogelijk te maken. Als u zelf aanvullende informatie aan deze Verwerkers verstrekt, dan is VIL hiervoor niet verantwoordelijk. Het is verstandig om uzelf goed te informeren over de Verwerker en zijn bedrijf, voordat u uw persoonsgegevens verstrekt.
4.2 Delen met uw toestemming
Wij kunnen ook persoonsgegevens delen met derde partijen als u ons daarvoor toestemming geeft. We kunnen bijvoorbeeld werken met andere partijen om specifieke diensten en/of aanbiedingen rechtstreeks aan u aan te bieden. Als u zich inschrijft voor deze diensten van derde partijen of marketingaanbiedingen, dan kunnen wij uw naam of contactgegevens verstrekken als die nodig zijn om die dienst te verlenen of contact met u op te nemen.
4.3 Onze wettelijke verantwoordelijkheid
Wij mogen ook persoonsgegevens met derden delen indien dit:
redelijkerwijs noodzakelijk of passend is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
nodig is om te voldoen aan wettelijke verzoeken van autoriteiten;
nodig is om op eventuele aanspraken te reageren;
nodig is om de rechten, eigendom of veiligheid van ons, onze gebruikers, onze medewerkers of het publiek te beschermen;
nodig is om onszelf of onze gebruikers te beschermen tegen frauduleus, beledigend, ongepast of onwettig gebruik van de Dienst.
Wij zullen u binnen drie werkdagen op de hoogte stellen van verzoeken over uw persoonsgegevens die wij ontvangen van een overheidsinstantie, tenzij wij dit niet mogen op grond van de wet.
4.4 Fusie of verkoop (deel) van de onderneming
Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens openbaar maken, delen of overdragen als wij (een gedeelte van) ons bedrijf overdragen, bijvoorbeeld in het geval van (onderhandelingen over) een fusie, verkoop van (onderdelen van) de onderneming of het verkrijgen van financiering.
5. Beveiliging van persoonsgegevens
VIL neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen en volgt hierbij de algemeen geaccepteerde standaarden. In de verwerkersovereenkomsten die wij met Verwerkers hebben gesloten, hebben wij de Verwerkers verplicht om uw persoonsgegevens te beveiligen.
Wij hebben in ieder geval de volgende maatregelen getroffen:
Fysieke en elektronische maatregelen die zijn ontworpen om onbevoegde toegang, verlies of misbruik van persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen, zoals een systeem met toegangspassen voor onze panden en een combinatie van wachtwoorden en een pincode voor toegang tot het bedrijfsnetwerk;
SSL (Secure Sockets Layer) technologie om transmissie van gevoelige informatie of persoonsgegevens te versleutelen, zoals accountwachtwoorden en andere identificeerbare informatie over betalingen;
Dagelijkse back-ups maken van persoonsgegevens;
Versleuteld opslaan van gevoelige informatie;
Software up-to-date houden (zoals virusscanner en besturingssysteem) en kwetsbaarheden in de software worden zo snel mogelijk aangepakt.
Wij willen u er wel op wijzen dat absolute veiligheid voor het verzenden van persoonsgegevens via het internet of het opslaan van persoonsgegevens niet gegarandeerd kan worden.
6. Links naar sites van derden
De Dienst en/of de website kunnen hyperlinks bevatten naar andere websites. Daarnaast kan de Dienst zijn voorzien van advertenties van derden. Websites van derden kunnen uw gegevens verzamelen. We hebben geen controle over deze sites en/of hun activiteiten. Als u uw persoonsgegevens verstrekt op deze pagina’s van derden, dan is VIL hierbij niet betrokken. In dat geval is het privacybeleid van deze derde partij van toepassing. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van het privacybeleid van deze partijen en de manier waarop deze partijen omgaan met uw persoonsgegevens. Hyperlinks van onze website naar (websites van) derden worden namelijk alleen ten behoeve van uw gemak ter beschikking gesteld. Wij raden u aan om de privacyverklaring van de derde partij goed te bestuderen voordat u uw persoonsgegevens verstrekt.
7. Cookies
Onze website maakt gebruik van verschillende essentiële en analytische cookies. U kunt hier meer over lezen in onze uitgebreide cookieverklaring.
8. Uw rechten
U heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken in te zien, te rectificeren of te verwijderen. Daarnaast kunt u ons verzoeken om een bepaalde verwerking te beperken of uw gegevens over te dragen (dataportabiliteit). In sommige gevallen kunt u bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens.
Om van deze mogelijkheden gebruik te maken, dient u contact met ons op te nemen via privacy@vil.nl. Wij reageren binnen 4 weken op uw verzoek. Bij complexe verzoeken kan de termijn met 4 weken worden verlengd. Indien wij de termijn verlengen, zullen wij u daarvan binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek op de hoogte stellen.
Om per e-mail toegang te krijgen tot uw eigen persoonsgegevens, kan het voorkomen dat wij u vragen u te identificeren. Dit doen wij om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen. Indien wij niet zeker weten of u daadwerkelijk de persoon bent over wie de persoonsgegevens gaan, dan mogen wij u de toegang tot de persoonsgegevens weigeren.
Houd er rekening mee dat het verwijderen van persoonsgegevens, het beperken van een verwerking of het intrekken van toestemming ertoe kan leiden dat u de Dienst niet meer (goed) kunt gebruiken.
Wij zijn in sommige gevallen wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens te bewaren. Wij kunnen daardoor niet aan alle verzoeken voldoen. Dit is bijvoorbeeld het geval als het bewaren noodzakelijk is om geschillen op te lossen, de toepasselijke gebruiksvoorwaarden te handhaven of de wet dat van ons vergt.
U heeft het recht om bij de bevoegde privacy autoriteit een klacht in te dienen over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan. Voor Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens, die u kunt bereiken via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.
9. Contact
Als u vragen en/of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring of de manier waarop wij uw (persoons)gegevens verwerken, dan kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via privacy@vil.nl.
De laatste wijziging is aangebracht in december 2023.