Nu we middenin de zomer zitten, krijg ik vaak vragen over het opnemen of juist het intrekken van vakantiedagen. Door de coronacrisis nemen de meeste werknemers momenteel minder vakantiedagen op om ze vervolgens in het najaar in te zetten. Werkgevers zijn hier vaak niet blij mee. Zij hopen immers in de herfst weer op volle kracht te kunnen draaien en hebben daar hun werknemers hard bij nodig. Hoe zou er in dit coronatijdperk eigenlijk vanuit juridisch oogpunt omgegaan moeten worden met vakantiedagen?
Tot voor kort was reizen naar het buitenland geen optie. Ook deze zomer zijn er (zowel binnen als buiten Europa) nog restricties. Veel werknemers willen hun vakantiedagen daarom liever later in het jaar opnemen, in de hoop dat er dan weer breder vakantie kan worden gevierd zonder coronamaatregelen.
Uitgangspunt
Het is verstandig om in de arbeidsovereenkomst of het personeelsreglement een bepaling op te nemen over vakantiedagen. In een dergelijke bepaling kan worden opgenomen dat werknemers zo spoedig mogelijk vakantie moeten aanvragen of dat werknemers onderling afspraken moeten maken over de bezetting gedurende de vakantieperiodes. Als er in de arbeidsovereenkomst of het personeelsreglement niets geregeld is over vakantiedagen, dan geldt dat een werkgever in principe moet instemmen met de aanvraag van een werknemer om vakantie op te nemen. Dat is slechts anders wanneer er gewichtige redenen zijn die zich tegen die instemming verzetten. Van zo’n gewichtige reden is alleen sprake als die tot een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering leidt. Die lat ligt dus hoog!
Wat als een werknemer nooit met vakantie wil? Sinds 2012 vervallen wettelijke vakantiedagen een half jaar na het jaar waarin ze zijn ontstaan (in 2019 opgebouwde wettelijke vakantiedagen vervallen dus per 1 juli 2020). Zo wordt voorkomen dat werknemers een stuwmeer aan vakantiedagen opbouwen. Dit is – mede gelet op de recuperatiefunctie van de vakantiedagen – niet wenselijk. Werkgevers mogen werknemers echter niet verplichten vakantiedagen op te nemen. Zij kunnen hun werknemers slechts dringend verzoeken om vakantie op te nemen.
Vakantiedagen in het coronatijdperk
Ik krijg vaak de vraag van werkgevers of zij moeten instemmen met een verzoek van een werknemer om de al vóór de coronacrisis opgenomen dagen alsnog in te trekken. Dat is niet zo. Een dergelijke vakantie is immers al vastgesteld en eenzijdige intrekking daarvan is in principe niet mogelijk. De betreffende werknemer kan slechts met zijn werkgever om tafel gaan en verzoeken om in te stemmen met het verzoek tot intrekking van de vakantiedagen.
Een andere veelvoorkomende situatie is die waarin een werknemer (wederom vóór de coronacrisis) een herfst- of wintervakantie heeft geboekt, terwijl de werkgever inmiddels inschat zijn werknemers in die periode juist hard nodig te hebben. In een dergelijk geval is het vaak de werkgever die aan het kortste eind trekt. Werkgevers mogen een dergelijke vakantie namelijk alleen intrekken in geval van een gewichtige reden. Zoals ik al aangaf, ligt de lat voor zo’n gewichtige reden hoog. Afhankelijk van de functie van de betreffende werknemer (lees: de mate waarin hij of zij op dat moment onmisbaar is voor het bedrijf) kán echter inderdaad sprake zijn van een gewichtige reden. Indien dit inderdaad zo is, dan zal de werkgever echter wel de schade die uit het intrekken van de vakantie voortvloeit moeten betalen. Denk daarbij aan annuleringskosten van de geboekte reis.
De derde en laatste situatie die ik vaak voorbij zie komen, is die van een werknemer die nu (dus tijdens de coronacrisis) een aanvraag voor de herfst- of wintervakantie indient bij de werkgever. Is er niets over vakantiedagen opgenomen in de arbeidsovereenkomst of het personeelsreglement? Dan geldt als uitgangspunt dat de werkgever gewoon zal moeten instemmen met het verzoek van de werknemer. Wederom geldt dat dit slechts anders is, wanneer de werkgever kan aantonen dat hij gewichtige redenen heeft om het verzoek van de werknemer af te wijzen. Het argument: ‘ik verwacht de komende herfst en winter een behoorlijke toename van werkzaamheden’ is waarschijnlijk onvoldoende om de benodigde gewichtige reden handen en voeten te geven. In elk geval geldt dat werkgevers de in hun ogen gewichtige reden binnen twee weken aan de werknemer kenbaar moeten maken. Dit dient schriftelijk te gebeuren, zo volgt uit de wet. Een mondelinge toelichting daarna kan trouwens nooit kwaad.
Goed werkgeverschap en goed werknemerschap
We bevinden ons in een rare tijd. Deze vraagt veel van zowel werkgever als werknemer, vooral flexibiliteit over en weer. Mijn advies is dus om vooral met elkaar in gesprek te gaan en te blijven. Het goed werkgeverschap en goed werknemerschap zijn in deze tijd belangrijker dan ooit. Probeer dus voor zover mogelijk met elkaar mee te denken.
Heeft u vragen over het opnemen of intrekken van vakantiedagen? Ik denk graag met u mee!
Wilt u meer weten over dit onderwerp, dan kunt u contact opnemen met Arvid Munsters van de sectie Arbeid & Medezeggenschap.
Deze blog bevat algemene informatie en is met veel aandacht en zorgvuldigheid geschreven. Juridisch advies is echter altijd maatwerk. Wint u dus in een voorkomend geval altijd deskundig juridisch advies in. (Lees onze disclaimer).
