Grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer

Het onderwerp “grensoverschrijdend gedrag” heeft de afgelopen periode regelmatig het nieuws gehaald (denk aan AJAX, The Voice en de politiek). Werkgevers zijn zich (ook) meer en meer bewust van dit maatschappelijk probleem en vragen zich veelal af wat zij moeten doen in geval van een melding van (vermeend) grensoverschrijdend gedrag.

Welke verplichtingen heeft de werkgever in het kader van het voorkomen en aanpakken van grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer? In deze factsheet wordt het juridisch kader ter zake het onderwerp ʺgrensoverschrijdend gedragʺ uiteengezet en daarnaast wordt ingegaan op de inhoud van een protocol/reglement grensoverschrijdend gedrag.

Juridisch kader

Artikel 7:464 lid 8 BW en artikel 1a lid 3 AWGB bepalen: ʺenige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van de persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsbare omgeving wordt gecreëerd.ʺ.

Op grond van artikel 7:658 BW is iedere werkgever verplicht om zorg te dragen voor een veilige werkomgeving, die vrij is van agressie, (seksuele) intimidatie, discriminatie, pesten en ander ongewenst gedag.

Daarnaast is de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verplicht om beleid te voeren dat ziet op het tegengaan of beperken van psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Dit beleid dient zowel te zien op preventie als op de afhandeling van klachten. Hieronder valt ook het beleid ten aanzien van de bescherming van de werknemer tegen seksuele intimidatie, discriminatie en agressie.

In dit kader dient de werkgever maatregelen te treffen en aanwijzingen te geven die redelijkerwijs nodig zijn om te voorkomen dat een werknemer in de uitoefening van zijn werkzaamheden schade lijdt. De werkgever dient in een RI&E de mogelijke risico’s op dit terrein in kaart te brengen en een plan van aanpak op te stellen waarin de maatregelen ter voorkoming van de vastgestelde risico’s zijn beschreven. Vervolgens dienen werkgever voorlichting en instructies aan hun werknemers te geven over het voorkomen en tegengaan van PSA. Daarnaast dienen werkgevers erop toe te zien dat hun werknemers de maatregelen in dit kader ook daadwerkelijk naleven.

Gedragscode grensoverschrijdend gedrag

In de praktijk hanteren werkgever veelal regels en richtlijnen die de houding en het gedrag van werknemer dienen te monitoren, om zo de hiervoor genoemde veilige werkomgeving te kunnen waarborgen.

De gedragsregels die de onderlinge communicatie, omgangsvormen en het gedrag op de werkvloer voorschrijven, dienen schriftelijk te zijn vastgelegd en bekend te zijn bij alle werknemers. Dergelijke gedragsregels worden in de praktijk veelal vastgelegd in een code of conduct of in een gedragscode grensoverschrijdend gedrag (de “Gedragscode”). Een Gedragscode geeft richting aan het gewenste gedrag binnen de organisatie en maakt ook duidelijk welk gedrag juist óngewenst is.

De Gedragscode kan als apart document binnen de onderneming worden ingesteld of worden toegevoegd aan het (bestaande) Personeelshandboek. Indien de betreffende onderneming beschikt over een ondernemingsraad (ʺOR)ʺ of personeelsvertegenwoordiging (ʺPVTʺ), dan dient de Gedragscode te worden opgesteld en ingevoerd na overleg met en instemming van de OR/PVT.

Het is van belang dat iedereen binnen het bedrijf bekend is met (de inhoud van) de Gedragscode en de werking daarvan. De werkgever dient ervoor zorg te dragen dat de Gedragscode in de praktijk wordt toegepast en dat de beschreven termijnen in de Gedragscode strikt worden nageleefd. Daarnaast dienen de betreffende personen, die het toezicht op het ongewenst gedrag uitoefenen, te worden ingelicht en onderricht over hun taak om ongewenst gedrag van anderen te voorkomen, te signaleren en tegen te gaan.

De werknemers dienen bij aanvang van het dienstverband te worden geïnstrueerd over (de inhoud van) de Gedragscode. Het is raadzaam om de werknemers ter zake de inhoud van de Gedragscode ʺvoor akkoordʺ te laten tekenen. Daarnaast is van belang om de inhoud van de Gedragscode periodiek onder de aandacht van de werknemers te brengen en duidelijk kenbaar te maken waar de Gedragscode te raadplegen is (bijvoorbeeld ter inzage in het bedrijfsrestaurant, te lezen op intranet etc.).

Tot slot dient de Gedragscode periodiek te worden geëvalueerd, onder meer om te bezien of de Gedragscode nog voldoende up to date is en wellicht aanpassing behoeft.

Inhoud Gedragscode grensoverschrijdend gedrag

Door middel van de Gedragscode kan een werkgever aantonen dat er maatregelen zijn genomen om ongewenst gedrag te voorkomen. De inhoud van de Gedragscode betreft maatwerk: de algemene (wettelijke) uitgangspunten dienen te worden aangevuld met bedrijfsspecifieke informatie.

De Gedragscode moet onder meer voorzien in de voorwaarden, die aan een zorgvuldige klachtenbehandeling worden gesteld, te weten: hoor en wederhoor, vertrouwelijkheid en informatievoorziening.

Kort gezegd dient de Gedragscode het volgende uiteen te zetten:

Inleiding: omgangsvormen binnen de onderneming, wat wordt verstaan onder ongewenst gedrag, definities.

Beschrijving rol bedrijfsarts, (externe) vertrouwenspersoon en klachtencommissie.
Beschrijving klachtenprocedure: wijze van indienen, behandeling klacht, termijnen, beslissing op klacht, mogelijkheid tot tijdelijke voorziening, eventuele beroepsmogelijkheden etc.
Sancties en maatregelen.
Geheimhouding

Het aanstellen van een (externe) vertrouwenspersoon is wettelijk (nog) niet verplicht. De Arbeidsinspectie beschouwt het beschikken over een vertrouwenspersoon wel als een onmisbaar element in het beleid ter zake PSA.

In de praktijk is er geen uniforme gedragscode voor grensoverschrijdend gedrag: de lengte en/of de inhoud van een dergelijke gedragscode lopen veelal uiteen. Ons advies is om de Gedragscode zo duidelijk mogelijk op te stellen, om zo discussie achteraf zoveel als mogelijk te voorkomen. Het spreekt voor zich dat wij een dergelijke gedragscode voor u kunnen opstellen en graag met u over de inhoud daarvan en (de wijze van) invoering van gedachten wisselen.

Melding ongewenst gedrag: door werkgever te nemen stappen

Acteer bij een melding van ongewenst gedrag op de juiste wijze: schiet niet in paniek en ga niet ʺachterover leunenʺ.
Zorg voor een luisterend oor en heb oog voor alle belangen, zowel die van de melder als van de beklaagde.
Pas de inhoud van de Gedragscode nauwgezet toe en neem de daarin opgenomen termijnen in acht.
Laat onderzoek doen. Uit de rechtspraak volgt het belang van het doen van onderzoek door een onafhankelijke partij.
Afhankelijk van de uitkomsten van het onderzoek, kan er worden bepaald of er arbeidsrechtelijke maatregelen moeten worden genomen.
Als er mogelijk sprake is van een strafbaar feit, dan is het verstandig om aangifte te (laten) doen.
Evalueer na een melding van grensoverschrijdend gedrag en de afhandeling daarvan: zijn er zaken die anders en/of beter kunnen/moeten en wat kan de organisatie van de betreffende situatie leren?