Termijn voor deponering jaarrekening in bepaalde gevallen verkort; deponeer tijdig en voorkom aansprakelijkheid

Nu de jaarwisseling weer is geweest, is het voor veel bestuurders tijd om de jaarrekening op te stellen en te deponeren bij de Kamer van Koophandel binnen de daarvoor geldende termijn. Deze wettelijke termijn is sinds 1 oktober 2012 gewijzigd en overschrijding daarvan betekent dat het bestuur – in bepaalde gevallen, bijvoorbeeld in een faillissement – aansprakelijk gehouden kan worden. 

Aansprakelijkheid vanwege niet tijdige deponering kan makkelijk vermeden worden door het naleven van de juiste termijn. Om die reden volgt hieronder een beknopt overzicht van de huidige stand van zaken.

Vóór 1 oktober 2012 gold voor alle BV’s dezelfde standaardtermijn:

• Het opstellen van de jaarrekening door het bestuur moet plaatsvinden binnen 11 maanden na het einde van het boekjaar, dat wil zeggen een eerste termijn van 5 maanden en eventuele verlenging door de algemene vergadering van die termijn met 6 maanden vanwege bijzondere omstandigheden;
• De vaststelling van de jaarrekening door de algemene vergadering moet plaatsvinden binnen 2 maanden nadat de jaarrekening door het bestuur is opgesteld. Er is dan geen sprake van automatische kwijting (décharge) voor het gevoerde beleid; en
• De deponering van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel moet plaatsvinden binnen 8 dagen na de vaststelling hiervan door de algemene vergadering.

Al met al kwam én komt het erop neer dat de jaarrekening binnen 13 maanden en 8 dagen na het einde van het boekjaar moet zijn gedeponeerd (de standaard termijn). Dit is anders wanneer alle aandeelhouders ook bestuurder van de BV zijn (niet andersom!). In dat geval is de hoofdregel sinds 1 oktober 2012 dat een verkorte termijn voor deponering van de vastgestelde jaarrekening geldt van 11 maanden en 8 dagen.

Is de verkorte termijn van toepassing dan:

• houdt het opstellen van de jaarrekening door het bestuur meteen ook de vaststelling door de algemene vergadering in; en
• krijgt het bestuur automatisch kwijting (décharge) voor het gevoerde beleid.

De verkorte termijn is niet van toepassing wanneer de statuten dit uitdrukkelijk uitsluiten. In veel statuten is dit echter nog niet geregeld.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met mr Marian Csillag of één van onze andere specialisten Onderneming & Vennootschap.

Deze blog bevat algemene informatie en is met veel aandacht en zorgvuldigheid geschreven. Juridisch advies is echter altijd maatwerk. Wint u dus in een voorkomend geval altijd deskundig juridisch advies in. (Lees onze disclaimer).