Hoe vergaderen aandeelhouders en leden als fysieke bijeenkomsten vanwege de coronacrisis nagenoeg onmogelijk of onwenselijk zijn? Overleg is in deze crisissituatie echter van wezenlijk belang en in sommige gevallen zelfs verplicht. Op woensdag 8 april werd een tijdelijke spoedwet ingediend bij de Tweede Kamer waardoor virtueel vergaderen mogelijk wordt gemaakt. Minister Dekker komt met deze spoedwet tegemoet aan een vurige wens van bedrijven.
Een algemene leden vergadering ('ALV') of een algemene vergadering van aandeelhouders ('AV') moet tenminste eenmaal per jaar worden gehouden. Daarin wordt (onder andere) besloten over benoeming, ontslag, de vaststelling van de jaarrekening en uitkering. Die jaarvergadering dient vaak uiterlijk binnen zes maanden na afloop van het boekjaar te worden gehouden (tenzij de statuten een andere termijn bepalen). Dat levert een aantal problemen op. De wet bepaalt de plaats van de AV: de statutaire plaats of buiten vergadering, welke laatste variant weer aan restricties is gebonden. De wet biedt geen ruimte voor een volledig digitale AV. Het is wel mogelijk dat statuten van een BV bepalen dat er elektronisch kan worden gestemd of dat er mag worden gewerkt met volmachten. Dat biedt echter niet altijd een passende oplossing.
Twijfel rechtsgeldigheid van besluiten
De gevolgen van het nemen van gebrekkige besluiten en het niet of niet volledig voldoen aan de wettelijke en statutaire vereisten, zijn niet mals. Besluiten die in strijd zijn met wettelijke of statutaire bepalingen die het tot stand komen van besluiten regelen, zijn vernietigbaar. Schending van een of meer totstandkomingsvereisten voor een besluit, zoals de eis dat alle vergadergerechtigden moeten instemmen met besluitvorming buiten vergadering, zorgt er zelfs voor dat een besluit nietig is. Niet in alle gevallen kan een bekrachtiging achteraf het gebrek nog repareren. Handelen in strijd met de wet of statuten kan bovendien leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid.
Aanleiding spoedwet
De spoedwet is in het leven geroepen om te voorkomen dat er twijfel bestaat over de rechtsgeldigheid van genomen besluiten en dat uitstel van een AV kan leiden tot het niet-naleven van wettelijke termijnen. De spoedwet staat tijdelijke afwijking van wettelijke en statutaire bepalingen voor het houden van fysieke vergaderingen en daarmee verband houdende termijnen toe. De bedoeling is om aan de spoedwet terugwerkende kracht te geven, zodat die ingaat per 23 maart 2020. De noodwet zal - tenzij sprake is van verlenging - vervallen per 1 september 2020.
Voor wie geldt de regeling?
Volgens het aanvankelijke persbericht zou het enkel gaan om beursvennootschappen en verenigingen die jaarlijks een AV moeten houden. Uit een later gepubliceerde aanvulling blijkt dat de regeling niet tot deze rechtspersonen is beperkt. Uit het voorstel van wet blijkt dat ook voor coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, besloten vennootschappen en verenigingen van eigenaars die jaarlijks een AV moeten houden, in de spoedwet voorzieningen zijn getroffen.
Voorwaarden virtuele ALV of AV
Een AV of ALV waarbij de leden geen toegang hebben tot een fysieke vergadering is dankzij de spoedwet geldig onder een aantal voorwaarden. Ten eerste moet de AV voor de vergadergerechtigden te volgen zijn via een elektronisch communicatiemiddel. Ten tweede moeten de vergadergerechtigden uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de AV of ALV elektronisch vragen kunnen stellen die uiterlijk tijdens de vergadering voor alle leden inzichtelijk worden beantwoord. Ten derde moet zulks uitdrukkelijk bij de oproeping aan de vergadergerechtigden zijn vermeld. Het bestuur mag bepalen dat de termijn waarbinnen de jaarlijkse ALV of AV moet worden gehouden van 6 maanden na het einde van het boekjaar met vier maanden wordt verlengd. Daarnaast geeft de wetgever ten aanzien van het bestuursverslag en (de termijn voor het opstellen van) de jaarrekening nog enkele mogelijkheden. Ten slotte bepaalt de spoedwet dat een verzuim van de publicatieplicht - als gevolg waarvan bestuurdersaansprakelijkheid in faillissement als bewijsvermoeden vaststaat - niet in aanmerking wordt genomen indien dat verzuim is te wijten aan de gevolgen van de coronacrisis.
Wilt u meer weten over deze blog? Neem dan contact op met Angela van Buuren-Evers van de sectie Onderneming & Contracteren en de sectie Aansprakelijkheid & Procespraktijk.
Deze blog bevat algemene informatie en is met veel aandacht en zorgvuldigheid geschreven. Juridisch advies is echter altijd maatwerk. Wint u dus in een voorkomend geval altijd deskundig juridisch advies in. (Lees onze disclaimer).
