Met deze checklist geeft Van Iersel Luchtman Advocaten u een handvat voor het maken van keuzes in de implementatie van IT-projecten die in verband met de coronamaatregelen (mogelijk) vertraging oplopen. De checklist kan zowel gebruikt worden door de IT-leverancier als door de opdrachtgever.
Let op dat er vaak in het contract bepalingen staan die zaken regelen voor situaties als deze. Het is belangrijk om daar goed naar te kijken. Het onderstaande is dan ook een globale checklist die per geval kan verschillen.
Stap 1
Bepaal of implementatie hinder ondervindt van de coronamaatregelen, bijvoorbeeld doordat veel mensen thuis moeten werken of cruciale personen niet aanwezig zijn. Inventariseer mogelijke problemen en knelpunten.
Stap 2
Indien de implementatie inderdaad hinder ondervindt van de coronamaatregelen, bepaal dan of het mogelijk is om op alternatieve wijze te werken. Dienen werkzaamheden bij de opdrachtgever plaats te vinden? Kan noodzakelijk overleg digitaal plaatsvinden?
Stap 3
Hoe ver reikt de zorgplicht van de IT-leverancier? Hij moet ervoor zorgen dat de implementatie van een IT-project zo soepel mogelijk verloopt, ook bij omstandigheden als het coronavirus blijft de zorgplicht gelden. Aanknopingspunten voor de zorgplicht zijn:
Van de leverancier mag verwacht worden dat hij maatregelen treft voor digitaal werken op afstand, digitaal testen op afstand en de begeleiding van de betrokken medewerkers bij de opdrachtgever en in algemene zin het nodige doet om de coronamaatregelen op te vangen.
Stap 4
Als blijkt dat de IT-leverancier, ondanks zijn zorgplicht, toch niet aan de verplichtingen zoals kort genoemd in stap 3 kan voldoen, dan kan er een beroep gedaan worden op een aantal grondslagen die (tijdelijk) zorgen voor verlichting. Dat zijn:
De IT-leverancier zal dit zelf moeten aangeven aan de opdrachtgever. Die laatste zal op haar beurt moeten bepalen of zij zich neerlegt bij dat standpunt.
Stap 5
Tot slot zal vastgesteld moeten worden wat de gevolgen zijn als de uitzonderlijke omstandigheden voorbij zijn. Het is dan aan beide partijen om vast te stellen of de overeenkomst nog voortgezet kan worden op de oude manier. Zo niet, dan ligt het voor de hand om wijzigingen overeen te komen die recht doen aan de nieuwe situatie.
Mocht ook een wijziging niet mogelijk zijn, dan moet bepaald worden wie voor eventuele kosten en schade zal moeten opdraaien. Kortom: bij wie ligt het risico van de coronamaatregelen? Het ligt voor de hand dat beide partijen gezamenlijk het risico dragen, mits de IT-leverancier heeft voldaan aan zijn zorgplicht.
Mocht u momenteel zelf in een IT implementatie project zitten dat op problemen stuit, neem dan contact op met Tim de Klerck of één van onze andere specialisten van de sectie IE/IT & Privacy.
Deze blog bevat algemene informatie en is met veel aandacht en zorgvuldigheid geschreven. Juridisch advies is echter altijd maatwerk. Wint u dus in een voorkomend geval altijd deskundig juridisch advies in. (Lees onze disclaimer).
